In 10 Schritten das Eigentümerportal einrichten und eine erste Übersicht erhalten
Was ist das Eigentümerportal?
Das Eigentümerportal ist ein privater Zugang für Eigentümer, um beispielsweise Abrechnungen, Eigentümerversammlungen, Beschlüsse, Zahlungen einzusehen und Anfragen an die Verwaltung zu stellen.
Die App zum Portal erhalten Sie im Google PlayStore oder im AppStore.
Ab jetzt auch als App erhältlich für Smartphones aus dem Google PlayStore und AppStore
*Google Play und das Google Play-Logo sind Marken von Google LLC.
*App Store und das Apple- Logo sind Marken von Apple.
1. Wie aktiviere ich das Eigentümerportal?
In der Regel erhalten Sie vom System eine Aktivierungsmail. Vorraussetzung ist, dass uns eine unterschriebene Datenschutzerklärung und eine gültige Mailadresse vorliegt.
1.1 Aktivierungslink bestätigen
Sie erhalten eine Einladung mit Aktivierungslink via Mail (siehe Bild). Durch Anklicken des Bestätigungslinks gelangen Sie in das Portal.
1.2 Zugangsdaten definieren
Dort vergeben Sie bitte ein Passwort. Um sich einzuloggen, nutzen Sie direkt die folgende URL https://portal.immobilienagentur-lehmann.de/ oder über unsere Website https://www.immobilienagentur-lehmann.de/ den „Portal“ Button.
2. Übersicht im Portal
2.1 Ansprechpartner und Objektinfos
Wenn Sie eingeloggt sind, starten wir im Portal mit der „Objektübersicht“ (linke Seite- Navigationsmenü). Dort ist ein Objektbild (1.1), Ihre Ansprechpartner (1.2) und aktuelle Informationen hinterlegt (1.3).
2.2 Informationen
Unter Informationen erhalten Sie von uns geteilte Inhalte wie Termine, Angebote und Informationen, welche für Sie und die Gemeinschaft bestimmt sind (1.4) . Wenn eine neue Information in das Portal eingestellt wird, erhalten Sie via Mail eine Info über eine Aktualisierung im Portal.
3. Alle Mietverträge
3.1 Zusammenfassung
Hier finden Sie eine Übersicht in der Zusammenfassung (2.1) über Ihren aktuellen Bestand an Wohnungen bei uns in der Verwaltung. Hier werden alle Wohnungen, auch aus unterschiedlichen WEG-Objekten angezeigt, sodann wir diese auch verwalten. Bitte beachten Sie, dass Sie diesen Punkt nur sehen, wenn Sie vermieten und wir als Verwaltung auch Ihre Sondereigentumsverwaltung inne haben.
3.2 Wohneinheiten
Unter dem Reiter „Wohneinheiten“, finden Sie alle eingehenden Zahlungen (3.1) seitens des Mieters / der Mieter.
4. Formulare
Im Menü „Formulare“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie eine Ansammlung von verschiedenen Formularen (4.1). Hier können Sie uns Mitteilungen zukommen lassen. Diese Mitteilungen eröffnen gleichzeitig ein sogenanntes Ticket in unserem System und wird dann von unseren Mitarbeitern ver/- abgearbeitet. Wenn Sie uns beispielsweise einen Schaden melden und Fotos mitschicken möchten, wählen Sie das Formular „Schadensmeldung“.
Wenn Sie uns beispielsweise einen Schaden melden und Fotos mitschicken möchten, wählen Sie das Formular „Schadensmeldung“. In das Formular (5.1) können Sie alle Details hineinschreiben, die Ihnen bekannt sind und das Formular dann abschicken. Bei erfolgreichem Versand erhalten Sie eine Bestätigung auf dem Bildschirm und eine Mail an Ihre hinterlegte Mailadresse. Wie diese Schadensmeldung als Ticket im Eigentümerportal dargestellt wird, zeigen wir Ihnen weiter unten unter „6. Tickets“.
5. Dokumente
Im Menü „Dokumente“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie alle freigegebenen Dokumente (8.1):
- Posteingang: Hier finden Sie Dokumente, welche nur für Sie bestimmt sind
- Objekt: Hier finden Sie z.B. die Teilungserklärung, Grundrisse, Bilder und den Energieausweis zum Objekt
- Abrechnungen: Hier finden Sie Ihre Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Rücklagenabrechnungen
- Eigentümerversammlung: Hier finden Sie Einladungen und Protokolle der Eigentümerversammlungen
- Dokumente: Hier finden Sie „sonstige“ Dokumente
- Angebote: Hier finden Sie relevante Angebote für Instandhaltungsmaßnahmen, über die es z.B. in einer Eigentümerversammlung abzustimmen gilt
- Dienstleister: Hier finden Sie vor der Eigentümerversammlung Rechnungen von Versorgern, Dienstleistern und Handwerkern.
6. Tickets
6.1 Ticketübersicht
Im Menü „Tickets“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie alle aktuellen und abgeschlossenen Tickets. (8.2)
Um die Details zum Ticket sowie die Kommunikation anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf das jeweilige Ticket.
6.2 Informationen zum Ticket
Im „Status“ (8.3) erkennen Sie den momentanen Bearbeitungsstand durch die Verwaltung. In unserem Beispiel wurde das Ticket gerade angelegt und erscheint als „neu". Je nachdem in welchem Status sich Ihre Anliegen/Ticket befindet, finden Sie hier „bearbeitet“, „abgeschlossen“ etc wieder.
Im Abschnitt „Ursprünglich gesendete Daten“ erhalten Sie noch einmal eine Übersicht über Ihre eingetragenen Details im Formular.
6.3 Tickets kommentieren
Im Unteren Bereich (8.4) können Sie uns ein Kommentar zum Ticket hinterlassen und sehen unsere Mitteilungen an Sie. Wenn Sie uns eine Nachricht oder Kommentar zukommen lassen möchten, dann schreiben Sie bitte den Text in den Kommentarfeld und klicken auf „speichern“.
7. Beschlusssammlung
Im Menü „Beschlusssammlung“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie sämtliche Beschlüsse in der WEG zur Ihrer Verwendung.
8. beschlossene Zahlungen
Im Menü „beschlossene Zahlungen“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie die Angaben über Ihre Hausgeldzahlungen und Rücklagenzahlungen (9.1). In unserem Beispiel liegt kein SEPA-Lastschriftmandat vor, so das der Eigentümer eine Information bekommt, wann er die nächste Zahlung zu leisten hat.
9. Geltungsdauer Zahlungen
Im Menü „Geltungsdauer Zahlungen“ (linke Seite- Navigationsmenü) sehen Sie genau, wie lange die momentanen zu zahlenden Hausgelder und Rücklagen andauern werden (10.1). Hier ändert sich in den meisten Fällen erst etwas nach der Eigentümerversammlung, wenn sich durch den neuen beschlossenen Wirtschaftsplan die Zahlungen ändern.
10. Umlageeigenschaften
Im Menü „Umlageeigenschaften“ (linke Seite- Navigationsmenü) finden Sie die nötigen Umlageschlüssel (11.1) für die Hausgeldabrechnung. Dies ist vor allem für das Lesen und Verstehen der Kostenumlagen in der Hausgeldabrechnung wichtig.
